Die Rückzahlung der Kaution gehört zu den Punkten, bei denen nach dem Auszug besonders schnell schlechte Stimmung entsteht. Mieter erwarten oft eine zügige Auszahlung, während Vermieter sich auf Prüfungsbedarf, mögliche Schäden oder noch offene Nebenkosten berufen. Die rechtliche Wahrheit liegt wie so oft zwischen beiden Polen. Der Vermieter muss die Kaution nicht am Tag der Schlüsselübergabe vollständig zurückzahlen, darf sie aber ebenso wenig ohne nachvollziehbaren Grund monatelang komplett blockieren. Besonders häufig stellt sich die Frage, ob ein Teil der Kaution auch noch längere Zeit zurückgehalten werden darf und wo die Grenze zwischen zulässiger Sicherung und unzulässiger Verzögerung verläuft.
Grundsätzlich hat der Vermieter nach Ende des Mietverhältnisses eine angemessene Prüfungs- und Überlegungsfrist. In dieser Zeit kann er feststellen, ob noch berechtigte Ansprüche bestehen, etwa wegen Schäden, offener Miete oder absehbarer Nebenkostennachforderungen. Diese Frist bedeutet aber nicht, dass jegliches Schweigen oder vollständige Zurückhalten der Kaution automatisch legitim wäre. Vielmehr muss die Sicherung einen konkreten Bezug zu möglichen Forderungen haben und in ihrer Höhe nachvollziehbar sein.
Gerade bei Nebenkosten wird häufig ein Teil der Kaution zurückbehalten, weil die nächste Abrechnung noch aussteht. Das kann grundsätzlich zulässig sein, aber auch hier kommt es auf Angemessenheit an. Die komplette Kaution zurückzuhalten, obwohl allenfalls eine überschaubare Nachforderung zu erwarten ist, wirkt rechtlich schnell überzogen. Für Mieter ist deshalb wichtig zu unterscheiden: Wird der Einbehalt konkret begründet? Ist die Größenordnung plausibel? Oder wird die Kaution nur allgemein in der Warteschleife gehalten, weil das für den Vermieter bequem ist?
Für Vermieter gilt umgekehrt, dass eine teilweise Zurückbehaltung nachvollziehbar erklärt werden sollte. Je klarer der Zweck und die Höhe des zurückbehaltenen Betrags benannt werden, desto eher lässt sich der Einbehalt verteidigen. Pauschales Schweigen oder formelhafte Hinweise auf noch offene Prüfungen helfen meist wenig, wenn Monate vergehen und keine konkrete Abwicklung erfolgt. Auch hier gilt: Ordnung ist billiger als spätere Auseinandersetzung.
Zusammengefasst darf der Vermieter einen Teil der Kaution nach dem Auszug unter Umständen auch noch nach Monaten zurückhalten, wenn dafür konkrete und nachvollziehbare Gründe bestehen. Zulässig ist aber nicht jede Verzögerung und schon gar nicht jede pauschale Vollsperre. Entscheidend sind Zweck, Höhe und zeitliche Entwicklung des Einbehalts. Wer das sauber trennt, versteht den Unterschied zwischen berechtigter Sicherung und unerquicklich zäher Hinhaltetaktik.