Die Verbindung von Kaution und Nebenkosten ist einer der typischen Streitpunkte nach dem Auszug. Viele Vermieter vertreten die Auffassung, sie dürften die gesamte Kaution einfach so lange zurückhalten, bis irgendwann die nächste Nebenkostenabrechnung erstellt ist. Viele Mieter halten das umgekehrt für grundsätzlich unzulässig und erwarten die vollständige Rückzahlung direkt nach Schlüsselübergabe. Beide Sichtweisen sind in ihrer Pauschalität problematisch. Richtig ist, dass offene oder noch nicht abschließend abgerechnete Nebenkosten unter bestimmten Voraussetzungen einen teilweisen Einbehalt rechtfertigen können. Ebenso richtig ist aber, dass daraus nicht automatisch ein Freibrief für die komplette Blockade der gesamten Kaution entsteht.
Die Mietkaution dient dazu, berechtigte Forderungen aus dem Mietverhältnis abzusichern. Dazu können auch Nachforderungen aus einer noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung gehören. Wenn beim Auszug noch nicht feststeht, ob und in welcher Höhe sich aus dem laufenden Abrechnungszeitraum eine Nachzahlung ergeben wird, kann es nachvollziehbar sein, einen angemessenen Teil der Kaution vorläufig zurückzuhalten. Der entscheidende Punkt liegt im Wort angemessen. Der Vermieter darf nicht ohne weitere Differenzierung die volle Kaution einbehalten, nur weil möglicherweise irgendwann irgendeine Nebenkostennachforderung auftreten könnte.
Ob ein teilweiser Einbehalt berechtigt ist, hängt vom Einzelfall ab. Relevant sind etwa die Höhe der bisherigen Vorauszahlungen, frühere Abrechnungsergebnisse, erkennbare Kostensteigerungen und die voraussichtliche Größenordnung einer möglichen Nachforderung. Wer in den Vorjahren stets geringe Nachzahlungen oder sogar Guthaben hatte, liefert regelmäßig keinen guten Grund, die komplette Kaution monate- oder gar jahrelang einzubehalten. Anders kann die Lage sein, wenn schon objektiv hohe Nachforderungen absehbar erscheinen. Aber auch dann bleibt eine pauschale Vollsperre der gesamten Kaution rechtlich nicht automatisch überzeugend.
Für Mieter ist wichtig, zwischen tatsächlichen Schäden, offenen Mieten und einem bloßen Sicherungseinbehalt wegen noch ausstehender Nebenkosten zu unterscheiden. Diese Dinge werden in der Praxis oft unsauber vermischt. Der Vermieter erklärt dann nicht klar, welcher Teil für welchen Zweck einbehalten wird. Genau das ist problematisch. Wer berechtigte Ansprüche sichern will, sollte sie nachvollziehbar benennen. Reines Schweigen oder pauschale Hinweise auf noch offene Abrechnungen genügen regelmäßig nicht, wenn es um erhebliche Summen geht.
Auch zeitlich ist der Einbehalt kein unbegrenzter Zustand. Irgendwann muss abgerechnet und differenziert werden. Die Kaution ist kein bequemes Zwischenlager für jede Unsicherheit nach Mietende. Sobald feststeht, welcher Teil tatsächlich benötigt wird und welcher nicht, ist der überschießende Betrag zurückzuzahlen. Für Vermieter bedeutet das eine Pflicht zur aktiven Prüfung. Für Mieter bedeutet es, dass sie die Rückzahlung nicht nur verlangen, sondern den Sachverhalt strukturiert hinterfragen sollten. Wurde überhaupt erläutert, warum und in welcher Höhe ein Einbehalt erfolgt? Ist die Größenordnung plausibel? Gibt es frühere Abrechnungen als Anhaltspunkt?
Praktisch sinnvoll ist es, den Auszug, die Zählerstände und etwaige bekannte offene Positionen sauber zu dokumentieren. Gerade bei Nebenkosten kann die spätere Abrechnung stark von einer klaren Ausgangslage profitieren. Wer beim Auszug gar nicht weiß, welche Verbräuche er hinterlassen hat oder welche Vorauszahlungen zuletzt geleistet wurden, steht später unnötig unsicher da. Im Mietrecht gewinnen oft nicht die moralisch Entrüsteten, sondern die mit den besseren Unterlagen.
Zusammengefasst darf der Vermieter die Kaution wegen möglicher offener Nebenkosten nicht automatisch komplett einbehalten. Ein teilweiser Sicherungseinbehalt kann unter Umständen zulässig sein, muss aber in Höhe und Zweck angemessen und nachvollziehbar sein. Entscheidend ist also nicht die abstrakte Möglichkeit einer Nachforderung, sondern deren realistische Einordnung. Genau an diesem Punkt trennt sich berechtigte Vorsicht von bequemem Festhalten an fremdem Geld.